Alfresco ECM

Alfresco ist das führende Open Source System für Enterprise Content Management (ECM) und kollaboratives Dokumentenmanagement (DMS)

Täglich bearbeiten über 7 Millionen Anwender aus Unternehmen in 180 Ländern rund 4 Milliarden Dokumente, Dateien und Abläufe mit Alfresco (Quelle: Alfresco Software, Inc.)

Alfresco hat sich somit in wenigen Jahren zu einem der erfolgreichsten Dokumentenmanagement Lösungen am Markt entwickelt. Im Bereich der Open-Source-Lösungen ist Alfresco mittlerweile das marktführende Dokumentenmanagementsystem für die schnelle und einfache Erfassung, Suche und gemeinsame Nutzung von Dokumenten.

Der Erfolg von Alfresco lässt sich kurz mit wenigen Schlagworten zusammenfassen:

• Top Funktionsumfang
  
• Hohe Benutzerfreundlichkeit
• Große Flexibilität
• Vielzahl an Schnittstellen und APIs
• In­no­va­ti­onsstärke
• Sehr gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis.

Alfresco ist webbasierend und verzichtet somit auf proprietäre, getrennt zu installierende und aufwändig zu wartende Client-Software. Durch die einfache und sehr übersichtliche Benutzeroberfläche können die Benutzer über unterschiedliche Endgeräte (Laptop, Tablet, Smartphone) und an beliebigen Orten (Internet vorausgesetzt) auf die Daten zugreifen. Damit wird eine schnelle Akzeptanz durch die Anwender erreicht.

Ein virtuelles Dateisystem ersetzt Netzlaufwerke und ermöglicht die Nutzung in bereits bestehenden Oberflächen. Um Geschäftsprozesse zu automatisieren und Compliance im Hintergrund zu ermöglichen setzt Alfresco auf Workflows und E-Mail-ähnliche Plug-In-Regeln. Die Suche nach Dokumenten kann entweder nach vordefinierten Tags (Schlagwörtern) oder mittels der integrierten Volltext-Suchmaschine erfolgen.

Metadaten (Attribute/Beschreibungsfelder) können entweder automatisiert angelegt werden oder durch den Nutzer manuell über Kontextmenüs. Dabei erfolgt im Hintergrund eine automatische Versionierung und Indizierung der bearbeiteten Dokumente. Damit erfolgt auch eine Protokollierung wer, was, wann geändert hat und man kann jederzeit auf frühere Versionen der Dokumente zurückgreifen bzw. herstellen.

Sehr nützlich ist auch das integrierte OpenOffice Modul LibreOffice, mit dem eine Bearbeitung von Microsoft Office Dokumente ohne Microsoft Office möglich ist und für die unterstützten Dateiformate (wie z.B. MS Word, Excel, PDF) eine Dokumentenvorschau angeboten wird. Dabei wird die erste Seite des Dokuments in einem Plugin in verkleinerter Form angezeigt. Dadurch werden einerseits die Bedienbarkeit und Übersichtlichkeit erheblich verbessert können aber andererseits auch Lizenzkosten gespart werden, für User die MS Office Dokumente nur lesen möchten oder nicht so oft bearbeiten müssen.

Alfresco bietet natürlich auch ein Records Management Modul für die revisionssichere Archivierung und Entsorgung von Dokumenten nach bestimmten Aufbewahrungsfristen an. Über eine Audit-Funktionalität kann jederzeit nachvollzogen werden welche Dokumente, wann und von wem archiviert wurden. Jeder Änderung wird protokolliert und kann jederzeit überprüft werden.

Alfresco CE (Community Edition) beinhaltet folgende Kern-Funktionalitäten:

• Dokumentenmanagement inkl. automat. Indizierung/Versionierung
• Drag and Drop Dokumentenerfassung
• Sehr flexible, speicherbare Suchmöglichkeiten inkl. Volltextsuche
• Workflow-Engine für Abbildung von Freigabe-Prozessen
• Recordsmanagement (Dokumenten-Archivierung)
• OpenOffice Integration (LibreOffice)
• MS-Office Integration (Sharepoint-Protokoll)
• Mail Integration (per IMAP-Protokoll)
• CMIS-Unterstützung
• Virtual File Server - sämtliche Dokumente können auch über den normalen Windows-Explorer aufgerufen werden
• Sehr flexibel konfigurierbare Verzeichnisstruktur
• Automatische Dokumentkonvertierung (z.B. Word nach PDF etc.)
• Sicherheits- und Benutzermanagement mit Benutzern, Gruppen und Rollen
• Protokollierung – wer hat wann was erstellt oder aktualisiert
• Umfangreiche Scripting Engine
• und vieles mehr

Eine weitere Stärke von Alfresco ist die große Zahl an Schnittstellen und Standards, die das System zur Verfügung stellt, um auf das Content Repository zuzugreifen.

Repository API

• CMIS
• REST API
• Java Content Repository API
• SOAP-Webdienste

Verfügbare APIs

• Java
• Javascript
• PHP

Weitere Zugriffsprotokolle

• SMB/CIFS
• NFS
• FTP
• WebDAV
• IMAP

Identity Management/SingleSignOn:

• LDAP
• MS Active Directory