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Dokumentenmanagement

Durch ein professionelles Dokumentenmanagementsystem kann das Informationsmanagement im Unternehmen optimiert und Geschäftsprozesse erheblich effizienter gestaltet werden

Dokumenten ManagementAufgrund der rasanten Entwicklung von Mobile- und Cloud-Computing haben sich die die Anforderungen an Dokumentenmanagement (DMS) Systeme, die im digitalen Chaos für Ordnung und Transparenz sorgen, in den letzten Jahren grundlegend verändert. Denn heute müssen geschäftskritische Dokumente nicht nur im Büro, sondern zunehmend auch im Home Office, beim Kunden vor Ort oder unterwegs verfügbar sein.

Anwender wollen auf ihre Dateien auch mobil zugreifen und dabei in Sachen Bedienbarkeit keine Kompromisse eingehen. Dokumente und Bilder sollen daher auch auf dem Laptop, Smartphone oder Tablet-PC bequem bearbeitet werden können. Hinzu kommt, dass aufgrund der zunehmenden Digitalisierung unseres Alltags die Menge an zu verwaltenden Dokumenten kontinuierlich wächst. Die Konsequenz: Das benötigte Dokument zur richtigen Zeit zu finden wird immer schwieriger.

Vor diesem Hintergrund erleben DMS-Systeme derzeit ihre Renaissance. Dokumentenmanagementsysteme werden aufgrund der wachsenden Informationsflut für Unternehmen zu einem immer bedeutenderen Faktor für den Unternehmenserfolg. Das schnelle Wiederauffinden von geschäftsrelevanten Informationen wird so zu einem echten Wettbewerbsvorteil. Durch ein professionelles DMS-System kann das Informationsmanagement im Unternehmen optimiert und Geschäftsprozesse erheblich effizienter gestaltet werden.

Die Nachfrage nach DMS-Systemen in der Industrie, im Handel und im Dienstleistungsbereich wächst stetig. Auch die Funktionsbereiche von DMS-Lösungen werden immer vielfältiger. Dokumenten-Management-Software dient den Unternehmen nicht mehr nur noch für die reine Dokumentenverwaltung, sondern entwickelt sich vielmehr zu einem dynamischen Steuerungsinstrument der dokumentenbasierten Geschäftsprozesse, um sich proaktiv den sich stetig ändernden Marktanforderungen zu stellen.

Einsatzbereiche von DMS-Lösungen:

  • Dokumentenerfassung (Scannen, Texterkennung, Tagging)
  • Dokumentenverwaltung und Kategorisierung
  • Dokumenten-Recherche  Suchfunktionen inkl. Volltextsuche
  • E-Mail-Archivierung
  • Workflows für Abbildung von Freigabe- und Geschäftsprozessen
  • Groupware-Funktionen zur standortübergreifenden Zusammenarbeit im Team (Collaboration)
  • Implementierung von Compliance-Anforderungen, die der Gesetzgeber an die Unternehmen stellt
  • Revisionssichere Archivierung
  • Regelbasierte Auslagerung/Entsorgung von Dokumeten

Das Angebot an Dokumentenmanagement-Systemen am Markt ist sehr umfangreich und vom Funktionsumfang und der Art der Implementierung auch sehr unterschiedlich. Da wir uns auf Open Source Software spezialisiert haben, setzen wir auf das führende Open Source System für Enterprise Content Management (ECM) und kollaboratives Dokumentenmanagement (DMS) - Alfresco ECM.

alfrescoAlfresco ist die beste am Markt erhältliche Open Source Software für Enterprise Content Management. Täglich bearbeiten über 7 Millionen Anwender aus Unternehmen in 180 Ländern rund 4 Milliarden Dokumente, Dateien und Abläufe mit Alfresco (Quelle: Alfresco Software, Inc.)

Weitere Informationen zu Alfresco erhalten Sie auf der Alfresco Produktseite.