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vtiger 7 Review

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vtiger 7 Review
Kalender, Task Manager und ERP Module
Projekt- und Dokumentenmanagement
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Im 2. Quartal 2017 wurde vtiger 7 veröffentlicht, und wir zeigen Ihnen in diesem Review mit welchen interessanten Neuerungen vtiger 7 aufwarten kann.

vt7 customerViewDie umfangreichste und wichtigste Neuerung ist die komplette Neugestaltung der Benutzeroberfläche von vtiger. Die neue UI ist um einiges moderner als in vtiger 6.x und bietet eine wesentlich funktionalere Strukturierung der einzelnen Bedienelemente und Funktionsmodule. Durch die Verwendung von Responsive Design kann zudem die Benutzeroberfläche optimal auf das jeweilige Endgerät angepasst werden.

In vtiger 6.x gab es in der Bedienung einige Unzulänglichkeiten, die in vtiger 7 verbessert worden sind. Die verfügbaren Funktionsmodule werden nun über eine Pictogrammleiste auf der linken Seite des Hauptbildschirms aufgerufen, wobei diese thematisch gruppiert werden - z.B. werden in der Gruppe "Verkauf" alle verkaufsrelevanten Funktionsmodule angezeigt. Insgesamt gibt 5 Menü-Gruppen - Marketing, Verkauf, Einkauf, Support und Projekte - in denen die jeweils relevanten Funktionsmodule zusammengefasst wurden.

Die Übersichtsansicht (Summary-View) für die jeweiligen Funktionsmodule wurde komplett überarbeitet und wird nun noch übersichtlicher dargestellt. Dabei werden nun die Modul-Verlinkungen ebenfalls als Piktogramme dargestellt - und zwar nicht mehr rechts, so wie in vtiger 6, sondern übersichtlich und kompakt, oberhalb der Stammdaten des aufgerufenen Funktionsmoduls (siehe Screenshot oberhalb). Sehr praktisch ist auch die Anzeige der Anzahl der verlinkten Moduleinträge neben dem Piktrogramm, somit sieht man z.B. sofort wieviele Verkaufspotentiale, Angebote, Tickets usw. für ein Unternehmen erstellt wurden.

Neu in die Übersichtsansicht integriert wurden auch eine Suchfunktion, ähnlich wie bei der Modullistenansicht, für verknüpfte Moduleinträge sowie eine Schnellansichtsfunktion für die verknüpfte Moduleinträge. Dadurch kann man z.B. wenn man ein Unternehmen geöffnet hat, schnell mehrere Angebote durchsehen, ohne das Angebotsmodul zu öffnen. Wenn die Schnellansicht geschlossen wird, kehrt man wieder zum Ursprungsdatensatz - in diesem Fall die Übersichtsansicht des Unternehmens - zurück.

vtiger 7 - Touchpoints
Auch das Kommentarmodul wurde erweitert. Nun ist es möglich zu Kommentaren auch Dokumente hinzuzufügen. Weiters kann für die Kommentare ein sogenanntes "Roll-Up" aktiviert werden, mit Hilfe dessen auch die Kommentare aller verknüpften Module angezeigt werden, was eine sehr sinnvolle Erweiterung darstellt.

Ein neu hinzugekommenes Feature ist die "Follow" Funktion, mit der es möglich ist, sich automatisch über Änderungen zu einem bestimmten Eintrag z.B. Kunde oder Verkaufspotential informieren zu lassen.

Komplett neu in vtiger 7 eingeführt werden sogenannte "Touchpoints", die eine 360 Grad Sicht auf alle Interaktionen mit dem jeweiligen Kunden abbilden (siehe Screenshot links). Dabei kann es sich um hinzugefügte Kontakte, Kalendereinträge, Aufgaben, Support-Tickets oder Kommentare handeln, oder auch um Änderungen von Kundendaten. Jede Form von Kommunikation zum Kunden wird über das Panel Touchpoints übersichtlich dargestellt. Dies ist sehr hilfreich, um einen schnellen Überblick über die zuletzt erfolgten Kundeninteraktionen zu erhalten.

 

ListenansichtDie Listenansichten zur Anzeige der jeweiligen Funktionsmoduldaten wurden komplett überarbeitet, und zwar werden nun links, neben den Menü-Piktogrammen, die benutzerdefinierten Listenansichten in einem eigenen Block dargestellt, und können auch sofort ohne zusätzliche Klicks ausgewählt werden (siehe Screenshot rechts).

Die Felder bzw. Spalten für die Listenansicht können über einen eigenen Button anpasst werden. Und endlich ist auch die Änderung der Standard-Listenansicht möglich (was bisher nicht möglich war).

Ein lang ersehntes Feature in vtiger 7 ist die Möglichkeit zur Änderung der Daten in der Listenansicht per Doppelmausklick (siehe Screenshot rechts oben). Dies ist beispielsweise sehr nützlich für das Setzen von Statusfeldern, oder wenn z.B. schnell die Bezeichnung eines VKP oder Angebots geändert werden soll.

QuickViewNeu in die Listenansicht integriert wurden die Features "Multi-Tagging" und "Multi-Commenting", wodurch sowohl das Taggen, als auch das Kommentieren für mehrere Listeneinträge, gleichzeitig möglich ist. Tagging ist ein sehr nützliches Tool mit dem Daten klassifiziert werden können, sowie wichtige Informationen/Einträge gezielt markiert werden können, um sie später schnell und einfach zu finden bzw. auszuwerten.

Ein ebenfalls sehr gelungenes, neues Feature ist die Quick-View Ansicht von Einträgen aus der Listenansicht (siehe Screenshot links).

Mit einem Klick auf den "Eye"-Button in der Listenansicht, wird an der rechten Bildschirmseite ein Popup-Fenster mit den zuletzt durchgeführten Aktivitäten, Änderungen und Kommentare des Datensatzes angezeigt. Dies ist sehr praktisch um sich einen schnellen Überblick zu verschaffen, da hierbei der Datensatz nicht geöffnet werden muss. Mit der Blättern-Funktion können hiermit auch schnell mehrere Datensätze (z.B. Leads oder Verkaufspotentiale) nacheinander durchgesehen werden


Komplett überarbeitet wurde in vtiger 7 auch das Kalendermodul. Der Kalender ist richtig erwachsen geworden und es sind nun alle wesentlichen Funktionen inkludiert, die man tagtäglich zum Arbeiten benötigt. Beispielsweise kann nun jedes Datumsfeld in jedem beliebigen Modul in den Kalender eingebunden und mit unterschiedlichen Farben dargestellt werden, wie z.B. das Fälligkeitsdatum von Rechnungen, oder die Fertigstellungstermine von Aufgaben, Projekten usw.

vtiger 7 - Agenda-AnsichtDer Tages oder Wochenkalender ist nun wesentlich übersichtlicher gestaltet worden. Die Zeit-Slots sind kleiner und es sind somit alle Termine sofort ersichtlich ohne zu scrollen, weiters kann man jetzt schnell per Minikalender zu einem früheren oder einem zukünftigen Termin wechseln ohne die Blättern-Funktion verwenden zu müssen.

Eine weitere neue, sehr nützliche Funktion ist die Agenda-Ansicht, die einem alle wichtigen Termine und Aufgaben für die aktuelle Woche anzeigt (siehe Screenshot rechts). Damit kann man sich für die aktuelle Woche einen schnellen Überblick verschaffen, welche Termine und Calls geplant sind.

Natürlich gibt es auch in vtiger 7 wie bisher einen "gemeinsamen Kalender" mit der Möglichkeit, sich die Kalender von anderen Benutzern anzeigen zu lassen inkl. Farbcodierung für die Benutzer. Außerdem gibt es auch für Termine und Aufgaben eine Follow-Funktion, um sich über Änderungen stetig am Laufenden halten zu können.

vtiger 7 Task-ManagerKomplett neu in vtiger 7 integriert wurde ein Task-Manager, mit dem die eigenen Aufgaben oder jene von Kollegen bzw. Mitarbeitren einfach verwaltet und gesteuert werden können. Hiermit können Aufgaben nach Status, Zeit und Verantwortlichkeit gefiltert werden um sie danach übersichtlich per Drag & Drop Verfahren in ihrer Dringlichkeit zu priorisieren. Natürlich können dabei auch Aufgaben erstellt, bearbeitet und als abgeschlossen markiert werden. Das Tool eignet sich auch sehr gut für Teamleiter bzw. Führungskräfte um die Aufgaben von Mitarbeiters planen bzw. zu überprüfen.

Aber auch die vtiger ERP Module Angebote, Aufträge, Einkaufsbestellungen und Rechnungen wurden erweitert. So wurde nun auch für diese Module eine Übersichtsansicht integriert, über die man sich einen schnellen Überblick über einen Datensatz verschaffen kann sowie, wie bei den Stammdatenmodulen, über ein Kommentar-Widget auch Notizen und Kommentare erstellen kann (inkl. RollUp-Funktion). Weiters wurden auch Widgets für die noch nicht abgeschlossenen Aktivitäten (Termine, Anrufe, Aufgaben), für Dokumente sowie für die wichtigsten Stammdatenfelder integriert. Mit der neuen vtiger Version können nun auch unterschiedliche Liefer- und Zahlungsbedingungen für Angebote, Aufträge, Bestellungen und Rechnungen definiert werden. Dies war in den vorigen vtiger Versionen nicht möglich.

vtiger 7 Angebot/SteuernWesentlich erweitert wurde auch die Logik für die Steuerberechnung der ERP Module. Es können nun auch individuelle Steuern für bestimmte Regionen definiert werden, z.B. eigene Umsatzsteuersätze für bestimmte Länder. Diese können einfach bei der Erstellung eines Angebots (oder Rechnung usw.) vorab ausgewählt werden und die hierfür definierten Steuersätze werden dann für die Berechnung der Steuern herangezogen. Weiters ist es möglich vom Hauptsteuersatz abhängige Steuern zu definieren, z.B. kann man eine auf der Umsatzsteuer basierende zusätzliche Steuer im System hinterlegen. Diese wird dann auf Basis der Umsatzsteuer mit einem bestimmten Prozentsatz berechnet und zusätzlich zur Umsatzsteuer als eigene Steuer ausgewiesen. Und schlussendlich gibt es in vtiger 7 auch noch die Möglichkeit Steuerabzüge zu definieren. Diese werden als fixer Prozentsatz vom Nettobetrag errechnet und zum Schluss vom Gesamtrechnungsbetrag abgezogen. Somit hat man nun auch mehr Flexibiltät betreffend der unterschiedlichen landesspezifischen Anforderungen in Bezug auf die Steuerberechnung.


vt7 GANTT-Diagramm

Für jene Unternehmen, die größere Aufträge bzw. Projekt managen müssen, bietet vtiger interessante Projektmanagement Funktionaltiäten, die in der Version 7 abermals erweitert wurden. Neu hinzugekommen ist ein Feature, das bisher viele Anwender vermisst haben - nämlich GANTT-Digramme für Projektaufgaben. Mit den neuen GANTT Grafiken können die definierten Aufgaben/Aktivitäten übersichtlich in einer vorgegebenen Zeitachse dargestellt werden. Die Zeitintervalle der Zeitachse können einfach per Zoom In/Out-Funktion geändert werden und der Status der jeweiligen Aufgaben wird farblich markiert.

Sehr viel Zeit erspart das neue Feature zur Änderung von Start bzw. Dauer von Aufgaben per Maus Drag & Drop. Hiermit kann eine schnelle Neuplanung von Projekten vorgenommen werden, ohne dass die jeweiligenn Aufgaben einzeln aufgerufen werden müssen. Natürlich ist es auch möglich das GANTT-Diagramm auszudrucken.

Ebenfalls erweitert wurde die Projekt-Änderungsansicht - jetzt werden alle Projekt-Aktivitäten protokolliert (inkl. Kommentare, Augaben, Meilensteine usw.). Dadurch kann man sich einen schnell Überblick über die zuletzt durchgeführten Aktivitäten verschaffen.

Auch das Dokumentenmodul wurde überarbeitet und mit einigen neuen Features versehen. So wurde nun eine Drag & Drop Upload-Funktion für Dokumente/Dateien integriert. Hierfür wird ein sogenanntes Drop-Window bereitgestellt, in das die Datei aus dem Datei-Explorer per Maus hineinverschoben wird. Nach dem Loslassen der Maus wird das Dokument automatisch benannt (Dateinamen der Datei) und kann dann, ev. noch mit einem Kommentar versehen, in einem vorab ausgewählten Ordner gespeichert werden.

vtiger 7 - Dokument-ÜbersichtWeiters wurde nun für das Dokumentenmodul eine Übersichtsansicht implementiert, mit der alle Verknüpfungen eines Dokuments zu anderen Funktionsmodulen sowie die durchgeführten Änderungen am Dokument angezeigt werden (siehe Screenshots links). Dies ist ein sehr praktikables Feature, da es bisher nur mit erheblichem Aufwand möglich war festzustellen, mit welchen Modul-Einträgen ein Dokument verknüpft ist. Außerdem ist es nun auch möglich Dokumente zu taggen.


Wenn Ihr Interesse geweckt ist, und Sie vtiger 7 selbst ausprobieren möchten, dann steht Ihnen unsere  vtiger 7 Demo-Version zur Verfügung. Für Fragen betreffend Funktionalitäten, Erweiterungen, vtiger Migration und Neuimplementierung stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Falls Sie vtiger nicht selbst betreiben möchten, dann ist unsere vtiger Private Cloud Lösung für Sie die richtige Wahl. Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.

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